Open Space Technology
L’Open Space Technology (OST) è stato creato nella metà degli anni ’80 da un esperto americano di scienza delle organizzazioni, Harrison Owen, che realizzò che le persone che partecipavano alle sue conferenze apprezzavano più di ogni altra cosa i coffee break. Da qui l’idea di creare un ambiente simile al coffee break che permettesse di lavorare con la libertà di movimento e l’interesse che caratterizza le pause di lavoro: spostare il lavoro nella pausa, e la pausa nel lavoro.

Come funziona
I seminari organizzati secondo la metodologia OST non hanno relatori invitati a parlare, programmi predefiniti, o espedienti organizzativi. Al contrario i partecipanti, seduti in un ampio cerchio, apprendono nell’arco della prima mezz’ora come faranno per creare la propria conferenza. Chiunque intenda proporre un tema per il quale prova sincero interesse, si alza in piedi e lo annuncia al gruppo, e così facendo assume la responsabilità di seguire la discussione e di scriverne il resoconto. Quando tutti quelli che sono fatti avanti hanno proposto un tema, viene dato avvio alla prima sessione di lavoro e si comincia. Alla fine della giornata sarà distribuito ai partecipanti il resoconto di tutte le discussioni svolte.

I quattro principi
Ci sono solo pochi elementi che guidano l’evento.

Quattro principi:
1. chi partecipa è la persona (whoever comes is the right people) ;
2. qualunque cosa succeda va bene (whatever happens is the only thing) ;
3. quando si inizia si inizia (whenever it starti is the right time) ;
4. quando si finisce si finisce (when it’s over, it’s over).

La legge dei due piedi (two feet):
“se ti accorgi che non stai né imparando né contribuendo alle attività, alzati e spostati in un luogo in cui puoi essere più produttivo”.
I confini che vengono posti sono quelli di inizio e fine lavori per ogni sessione dedicata alla proposta dei temi, che non deve durare più di un’ora e mezza.

Che cosa succede
All’interno dell’OST vengono riconosciuti comportamenti che tutti tendiamo ad assumere in situazioni collettive, semplicemente viene predisposto un contesto in cui le buone maniere sono temporaneamente ribaltate: non è scortese spostarsi da un luogo all’altro, anche mentre qualcuno sta parlando, e non lo è allontanarsi da un gruppo di lavoro se ci si vuole intrattenere con qualcuno. Ci sono due metafore che vengono evocate e incoraggiate nell’OST, il bombo e la farfalla. Il bombo è rumoroso, si sposta da un luogo all’altro, e tende ad impollinare, fertilizzando i luoghi in cui si posa; la farfalla, anch’essa in continuo movimento, è silenziosa e gradevole, e crea degli spazi di distensione e di relax per gli altri partecipanti.
In sintesi, nell’OST gli unici responsabili di un evento noioso o poco stimolante sono i suoi stessi partecipanti, e questa consapevolezza, inspiegabilmente, rende i lavori più intensi, appassionati e produttivi. Incertezza, diversità, numerosità, possibili conflitti sono elementi che nell’OST sono da considerarsi favorevoli al lavoro perché stimolano creatività, energie e sinergie, motivazione: si crea ciò che si vuole sviluppare. I partecipanti devono essere stimolati anche nell’immaginario in modo da alimentare anche la dimensione evocativa ed immaginativa. Nessuno è totalmente in controllo di ciò che sta succedendo, ma il risultato è di straordinaria creatività e responsabilizzazione.

Dove si svolge
Il setting di lavoro è fondamentale, deve essere affrontato rispettando alcune regole:
- nello spazio per la plenaria i partecipanti devono disporsi in cerchio, l’unica posizione che permette a ciascuno di vedere chiunque, e le sedie devono essere sistemate su una o due file al massimo per non allontanare i partecipanti;
- i gruppi di lavoro devono potersi riunire in salette facilmente accessibili a tutti e attrezzate con sedie e lavagne di carta, al termine dei lavori devono poter avere facile accesso ad uno spazio destinato alla restituzione dei lavori dotato di computer e stampanti;
- alcuni spazi sono destinati alle pause, in cui sarà possibile mangiare o bere un caffè durante tutto il corso della giornata.
Gli spazi per la plenaria, il lavoro e la pausa devono essere concomitanti e molto vicini tra loro per permettere alle persone di sentirsi sempre in una situazione di lavoro/incontro e agli organizzatori di osservare globalmente gli spostamenti.